Digitale Kommunikation der Fahrschule: Kanäle und Portal

Interessenten schreiben per WhatsApp, Eltern rufen im Büro an, und Fahrschüler wollen wissen, wann die nächste Fahrstunde ist. Dieser Beitrag ordnet die digitale Kommunikation der Fahrschule: Alle Anfragen aus Website, WhatsApp, E-Mail und Telefon kommen in einem Posteingang an. Ihre Fahrschüler sehen ihren Stand im eigenen Portal. Erinnerungen an Fahrschüler erscheinen im Fahrschüler-Portal; per WhatsApp verschickt das System sie nicht. Einladungen an Fahrschüler schalten wir mit Ihnen frei, sobald die Einwilligungstexte für Ihre Fahrschule geprüft sind.

Vielleicht kennen Sie das: Ihre Fahrschule ist auf allen Wegen erreichbar, aber niemand hat festgelegt, welche Nachricht wohin gehört. Dann landet alles beim Inhaber oder im Büro, ob es um eine Preisfrage, eine verschobene Fahrstunde oder die Abstimmung mit einem Fahrlehrer geht. Gute digitale Kommunikation der Fahrschule heißt deshalb nicht, noch einen Kanal zu eröffnen. Sie heißt, für jede Gruppe einen klaren Weg festzulegen.

Wer was wissen will

Hinter fast jeder Nachricht, die Ihre Fahrschule erreicht, steht eine von vier Gruppen. Jede fragt nach etwas anderem, und jede braucht einen anderen Weg zur Antwort:

• Interessenten fragen nach Preisen, Klassen, Unterlagen für die Anmeldung und Öffnungszeiten. Sie kennen Ihre Fahrschule noch nicht und vergleichen.
• Fahrschüler in der Ausbildung wollen wissen, wann die nächste Fahrstunde ist, welche Sonderfahrten sie schon gefahren sind und wann die Prüfung ansteht.
• Eltern fragen nach Kosten, nach dem Stand ihres Kindes und bei Minderjährigen nach der Zustimmung zum Portal.
• Ihr Team stimmt Fahrstunden, Fahrzeuge und Ausfälle ab, oft zwischen zwei Fahrstunden.

Die Fragen der Interessenten wiederholen sich: Was kostet die Klasse B, wann ist das Büro besetzt, welche Unterlagen brauche ich? Die Fragen der Fahrschüler sind dagegen persönlich. Und die Abstimmung im Team gehört gar nicht in denselben Kanal wie die Nachrichten von außen. Solange alles über dieselbe Nummer läuft, mischt sich das. Die Frage nach der nächsten Fahrstunde landet auf dem Privathandy.

Bevor Sie etwas ändern, lohnt ein Blick auf den eigenen Alltag. Zählen Sie zwei Wochen lang mit, welche Nachrichten von welcher Gruppe kommen und auf welchem Weg. Daraus sehen Sie, wo die digitale Kommunikation der Fahrschule heute hakt: bei den Anfragen von außen, bei den Rückfragen der Fahrschüler oder in der Abstimmung im Team.

Anfragen von außen: ein Posteingang

Das Telefon klingelt während der Fahrstunde. Die WhatsApp kommt um 22 Uhr, und im Büro ist niemand mehr. Die E-Mail vom Freitag wartet bis Montag. Für Interessenten ist jede dieser Lücken ein Grund, die nächste Fahrschule anzuschreiben.

Einfach Fahrschule bündelt diese Wege: Alle Anfragen aus Website, WhatsApp, E-Mail und Telefon in einem Posteingang, pro Kontakt ein Verlauf. Ein Assistent für alle Kanäle: Website, WhatsApp, E-Mail und Telefon greifen auf dasselbe Wissen Ihrer Fahrschule zu. Was er nicht weiß, gibt er an einen Menschen weiter. Welche Kanäle Sie nutzen, hängt vom Paket ab:

• Website-Chat · Verfügbar · ab Starter
• E-Mail · Verfügbar · ab Starter
• WhatsApp · Verfügbar · ab Wachstum
• Telefon · Verfügbar · ab Wachstum

Was der Telefon-Assistent kann und was nicht, beschreibt der Beitrag Telefon-Assistent für Fahrschulen: was er kann, was nicht.

Auch Eltern sind hier Absender wie alle anderen. Schreibt ein Vater per E-Mail oder fragt eine Mutter im Website-Chat nach, landet die Nachricht im selben Posteingang, und Ihr Büro sieht den ganzen Verlauf dieses Kontakts. Sie müssen nicht mehr in mehreren Postfächern und auf verschiedenen Handys suchen, was zuletzt besprochen wurde.

Bei WhatsApp und E-Mail entscheiden Sie, wer antwortet. WhatsApp- und E-Mail-Antworten gehen standardmäßig als Entwurf an Sie. Entwürfe geben Sie frei oder ändern sie. Ein Gespräch übernehmen Sie mit einem Klick und geben es wieder an den Assistenten zurück. Wartet jemand auf einen Menschen, meldet sich das Dashboard per Push-Benachrichtigung auf dem Handy, auch wenn es geschlossen ist. Ruhezeiten und Kanäle für Benachrichtigungen stellen Sie selbst ein; per E-Mail oder SMS alarmiert das System nicht.

Für WhatsApp gilt: Verbinden Sie Ihre bestehende WhatsApp-Business-Nummer. Die App auf dem Handy nutzen Sie weiter, der Assistent antwortet parallel. Wie das im Einzelnen aussieht, beschreibt der Beitrag WhatsApp für Fahrschulen: Ihre Nummer bleibt Ihre Nummer. Alle vier Kanäle im Überblick finden Sie auf der Seite Anfragen beantworten und den Kanal selbst unter WhatsApp für Fahrschulen.

Fahrschüler in der Ausbildung: das Portal

Für die persönlichen Fragen der Fahrschüler ist ein Posteingang der falsche Ort. Wann ist meine nächste Fahrstunde, welche Sonderfahrten habe ich schon, was fehlt mir in der Theorie? Jede dieser Fragen ist berechtigt, und jede kostet jemanden ein paar Minuten zwischen zwei Fahrstunden oder zwei Anrufen. Im Website-Chat und am Telefon nennt der Assistent persönliche Termine eines Fahrschülers nicht.

Die Antwort steht stattdessen dort, wo der Fahrschüler selbst nachsieht. Ihre Fahrschüler sehen im eigenen Portal ihren Stand: nächste Termine, Fahrstunden, Sonderfahrten, Theorie und Lernstand. Was ein Fahrschüler sieht und buchen darf, geben Sie pro Person frei.

Fahrschüler-Portal · Verfügbar · Enthalten in jedem Paket.

Schülerakte und Fahrschüler-Portal sind dabei, sobald Sie Lernstand, Terminplaner oder Prüfungs-Cockpit nutzen. Fahrschüler registrieren sich nicht selbst; Ihr Büro lädt ein. Das Portal läuft im Browser auf jedem Handy, auf Deutsch und Englisch. Es duzt, weil es mit Ihren Fahrschülern spricht. Keine App im App Store oder bei Google Play.

Für Eltern gilt eine eigene Regel. Minderjährige unter 16 nutzen das Fahrschüler-Portal erst nach Zustimmung eines Elternteils. Einen eigenen Eltern-Login gibt es nicht; die Zustimmung läuft per E-Mail. Fragen zum Stand ihres Kindes richten Eltern weiterhin an Ihre Fahrschule; auf den Kanälen, die Ihr Paket enthält, kommen diese Nachrichten wie jede andere Anfrage im Posteingang an. Einladungen an Fahrschüler schalten wir mit Ihnen frei, sobald die Einwilligungstexte für Ihre Fahrschule geprüft sind.

Was das Portal im Einzelnen zeigt, steht auf der Seite Fahrschüler-Portal.

Erinnerungen und Prüfungstermine

Erinnerungen gehen im Alltag leicht unter. Ohne festen Weg heißt das: Das Büro ruft am Vortag an, schreibt eine Nachricht vom Privathandy oder hofft, dass der Fahrschüler die Fahrstunde im Kopf hat. Wer Erinnerungen ordnen will, muss zuerst wissen, wo sie ankommen.

Terminplaner · Verfügbar · Enthalten in jedem Paket.

Erinnerungen an Fahrschüler erscheinen im Fahrschüler-Portal; per WhatsApp verschickt das System sie nicht. Fällt eine Fahrstunde aus, werden Fahrschüler auf der Warteliste im Portal benachrichtigt. Damit ist auch klar, was Sie Ihren Fahrschülern bei der Anmeldung sagen: Ihre Fahrstunden und Erinnerungen finden sie im Portal, nicht im WhatsApp-Verlauf mit dem Fahrlehrer.

Prüfungs-Cockpit · Verfügbar · Enthalten in jedem Paket.

Bei Prüfungsterminen ist die Lage ähnlich. Sobald Ihr Büro sie ins Portal eingeladen hat, erhalten Fahrschüler Einladung, Uhrzeit und Erinnerung zur Prüfung im Fahrschüler-Portal. Das Büro druckt die Prüfungsliste des Tages als PDF oder CSV. Haben Sie Gebühr, IBAN und Verwendungszweck hinterlegt, nennt die Erinnerung an die Prüfungsgebühr dem Fahrschüler Betrag, IBAN und Verwendungszweck. Ob eine Gebühr bezahlt ist, tragen Sie von Hand ein; Zahlungseingänge erkennt das System nicht.

Gebucht wird weiterhin im Portal von TÜV oder DEKRA. Das Cockpit bereitet vor und erinnert. Wie das Prüfungs-Cockpit Prüfungstage, Anmeldungen und Ergebnisse zusammenführt, zeigt die Seite Prüfungsplanung; den Kalender für Fahrstunden und Theorie beschreibt der Terminplaner.

Intern: der Team-Chat

Die vierte Gruppe ist Ihr eigenes Team. Vielleicht laufen die Absprachen zwischen Büro und Fahrlehrern bei Ihnen über eine private Messenger-Gruppe: der Ausfall morgen früh, das Auto in der Werkstatt, die Fahrschülerin, die eine Doppelstunde braucht. Das ist schnell, aber es liegt außerhalb des Systems, in dem die Anfragen ankommen, und es mischt Berufliches mit Privatem.

Ihr Team stimmt sich im internen Team-Chat ab, mit Gruppen, Erwähnungen und Sprachnachrichten, direkt neben den Anfragen. Fahrlehrer sehen die Anfragen im Posteingang des Büros nicht. Jede Person sieht nur, was sie braucht: drei Rollen, Rechte pro Person einstellbar.

Für Ihre Fahrlehrer heißt das: Sie bekommen die Abstimmung mit dem Büro an einem Ort, ohne dass sie die Anfragen von Interessenten sehen. Für Ihr Büro heißt es: Rückfragen im Team laufen im selben System wie die Anfragen, nicht in einer zweiten App.

In vier Schritten zu klaren Wegen

Die Umstellung ist weniger eine Frage der Technik als eine Frage der Absprache. Eine einfache Reihenfolge hilft:

1. Zählen. Halten Sie zwei Wochen lang fest, welche Nachrichten von Interessenten, Fahrschülern, Eltern und Team kommen und auf welchem Kanal.
2. Eine Nummer für die Fahrschule. Anfragen von außen gehören auf die Nummer und die Adresse der Fahrschule, nicht auf das Privathandy eines Fahrlehrers. Sind diese Kanäle verbunden, kommen die Anfragen im Posteingang an.
3. Den Fahrschülern sagen, wo sie nachsehen. Bei der Anmeldung erfährt jeder Fahrschüler, dass seine Fahrstunden, Sonderfahrten und Erinnerungen im Portal stehen.
4. Eine Regel fürs Team. Absprachen zwischen Büro und Fahrlehrern laufen im Team-Chat, nicht in privaten Gruppen.

So steuert Ihr Büro die digitale Kommunikation der Fahrschule, statt ihr hinterherzulaufen. Ehrlich gesagt: Wir sind neu. Referenzen haben wir noch keine, und wir erfinden auch keine. Wie Ihre Anfragen in einem Posteingang zusammenlaufen, sehen Sie am besten mit Ihren eigenen Daten.

Häufige Fragen

Kann ich Fahrschülern Erinnerungen per WhatsApp schicken?

Automatische Terminerinnerungen per WhatsApp verschickt das System nicht. Erinnerungen an Fahrschüler erscheinen im Fahrschüler-Portal, ebenso Einladung, Uhrzeit und Erinnerung zur Prüfung. Fällt eine Fahrstunde aus, werden Fahrschüler auf der Warteliste im Portal benachrichtigt.

Wie erreichen Eltern die Fahrschule?

Wie bisher: per Telefon, WhatsApp, E-Mail oder über Ihre Website. Auf den Kanälen, die Ihr Paket enthält, landen ihre Nachrichten im selben Posteingang wie alle anderen Anfragen. Einen eigenen Eltern-Login gibt es nicht; die Zustimmung läuft per E-Mail. Minderjährige unter 16 nutzen das Fahrschüler-Portal erst nach Zustimmung eines Elternteils.

Wo sieht ein Fahrschüler seine nächste Fahrstunde?

Im eigenen Portal, sobald Ihr Büro ihn eingeladen hat. Im Website-Chat und am Telefon nennt der Assistent persönliche Termine eines Fahrschülers nicht.

Sehen Fahrlehrer die Anfragen aus dem Posteingang?

Nein. Fahrlehrer sehen die Anfragen im Posteingang des Büros nicht. Abstimmen können Sie sich mit Ihren Fahrlehrern trotzdem: im internen Team-Chat, mit Gruppen, Erwähnungen und Sprachnachrichten.

Welche Kanäle und Module gibt es in welchem Paket?

Website-Chat und E-Mail gibt es ab dem Paket Starter, WhatsApp und Telefon ab dem Paket Wachstum. Alle fünf Module sind in jedem Paket enthalten: Schülerakte, Terminplaner, Lernstand, Prüfungs-Cockpit und Fahrschüler-Portal. Die Einzelheiten stehen in der Preisübersicht.